Nov 09, 2019

Adjoint(e) marketing et administrative / Marketing and Administrative Assistant

  • Construction Jobs Inc
  • Montreal, WI, USA
Construction

Job Description


Cette quipe se spcialise dans les services de courtage et de conseils pour la location et la vente despaces industriels dans le Grand Montral.   La personne en poste, dynamique, versatile et proactive offrira un support administratif et marketing aux deux courtiers seniors. Le/la partenaire aura rdiger des documents varis en franais et en anglais, et devra recueillir, compiler et analyser de linformation et des donnes modrment complexes.


The team specializes in brokerage and advisory services for industrial spaces in the Greater Montreal Area. The partner will be a dynamic, versatile and proactive person providing administrative and marketing support to the two senior brokers. This individual will produce different sorts of documents. He/she will need to collect, compile, and analyze moderately complex data and information.


Responsabilits


Regrouper et rviser les documents juridiques (mandats, baux, offres, inscriptions, ententes)


Mettre jour les bases de donnes de contacts et des disponibilits sur le march, et assurer la mise jour des profils professionnels des membres de lquipe sur le site Internet de CBRE.


Gnrer des tudes de march et des rapports standards ponctuels.


Traduire des documents de nature varie, autant en anglais quen franais.


Coordonner la distribution interne et externe du matriel de mise en march. 


Coordonner lagenda, les rendez-vous et les visites de proprits des membres de lquipe.


Participer aux rencontres dquipe dans le but de rdiger les minutes ou prendre action sur certains sujets.


Recueillir les documents requis pour remplir les formulaires de facturation et traiter le paiement des commissions des courtiers en se conformant aux politiques de lentreprise en matire de comptabilit ainsi quau droit local et national.


Organiser et maintenir un systme de classement, classer la correspondance et les autres dossiers. Suivre, recueillir et maintenir linventaire des documents de mise en march.


Coordonner les vnements des professionnels de la vente.


Rviser les dtails des documents de mise en march et agir titre de personne-ressource dans les relations avec les quipes internes de design, danalyse et de recherche pour coordonner llaboration et la soumission de donnes financires, marketing et immobilires spcifiques et varies incorporer dans les documents dinformation immobilire conus sur mesure pour les clients.


Prserver la marque CBRE, la cohrence des produits et de la correspondance interne et destine aux clients de CBRE en utilisant des modles servant produire du matriel de mise en march, incluant les feuillets promotionnels, offres, carnets de visites, cartes, plans dtages et prospectus dinformation confidentielle.


Crer et coordonner la distribution des donnes internes et externes de mise en march : marketing gnral auprs des clients (vnements, brochures de performance, documents de recherche, etc.), marketing sur mesure auprs des clients (organisation/cration de prsentations) et activits marketing transactionnelles sur mesure (cration de prsentations de service, de brochures, de prospectus dinformation confidentielle, de rapports de performance, etc.), dautres tches pourraient sajouter.


 


Responsibilities:


Gathers and reviews legal documents (leases, offers, listings, agreements).


Maintains, manages and updates contact and market availability databases and ensures that the professional profiles of the team members are up to date on the CBRE website.


Generates market surveys and standard ad hoc reports as required.


Translates various documents, in both English and French.


Coordinate schedules, appointments and tours with clients for sales team members.


Attend Sales team meetings for recording meeting minutes or action items.


Gathers supporting documentation to complete voucher forms and process Brokers' commission payments while abiding by company accounting policies as well as local and national laws.


Organizes and maintains filing system, file correspondence and other records. Tracks, collates and maintains inventory of marketing materials.


Coordinates events for sales professionals.


Reviews marketing material specifications and acts as point of contact and liaison with centralized marketing, analysis and research groups to coordinate the completion and submission of financial, marketing and various client specific property data to incorporate into customized property information packages.


Maintains CBRE brand, product, office and client messaging and consistency by applying templates to produce and review marketing materials including flyers, proposals, tour books, maps, floor plans and qualification packages.


Creates and coordinates the distribution of internal and external marketing information: general client marketing (events, performance mailings, research pieces etc.), specific client focused marketing (organization/creation of presentations) and specific transaction marketing activities (creation of pitches, flyers, Confidential Information Memorandum, performance reports etc.)


Other duties may be assigned.


Requirements

 

Qualifications:

La personne recherche doit tre en mesure de rdiger des rapports de routine et de la correspondance en franais et en anglais ainsi que rpondre aux demandes courantes ou plaintes de clients, collgues et/ou superviseurs. 

La capacit de prsenter linformation de manire efficace; excellentes aptitudes en communication crite et verbale et capacit dterminer des priorits contradictoires et y rpondre.

Connaissance des termes et principes financiers. Il/elle devrait tre en mesure de calculer des figures intermdiaires telles que les pourcentages, rductions et/ou commissions. 

Capacit comprendre et interprter les instructions, la correspondance et les mmos et poser des questions de clarification pour assurer la comprhension. Habilit comprendre, analyser et interprter des documents. 

Capacit rsoudre des problmes prsentant plusieurs solutions. Capacit rsoudre des problmes comportant plusieurs options. Fortes comptences organisationnelles, de gestion du temps et d'analyse. 

Connaissance avance de la suite Microsoft Office. La connaissance de InDesign et des autres logiciels de conception graphique est souhaite. De plus, il/elle doit avoir la capacit de manipuler les modles de base dans PowerPoint. 

Exprience de travail dans les mdias sociaux / marketing, analyse des mdias sociaux.

 

Two years of experience of providing marketing and administrative support to multiple teams of professionals (in Real Estate industry ideally).

Fluently bilingual in English/French, spoken and written. Basic editing and writing skills required

Ability to write routine reports and correspondence in French and English and to respond to common inquiries or complaints from clients, coworkers and/or supervisor.

Ability to effectively present information, excellent written and verbal communication skills and ability to determine and respond to conflicting priorities.

Knowledge of financial terms and principles. Ability to calculate intermediate figures such as percentages, discounts and/or commissions.

Ability to comprehend and interpret instructions, short correspondence, memos and ask clarifying questions to ensure understanding.

Ability to comprehend, analyze, and interpret documents.

Ability to solve problems involving several options. Strong organizational, time management and analytical skills.

 Advanced skills with Microsoft Office Suite is mandatory. Skills in InDesign and other graphic-design programs is preferred. Moreover, he/she should possess the ability to manipulate templates in PowerPoint.

Work experience in social media/marketing, social media analytics.

 

States

WI  

Job Requirements

CBRE

Apply Now